Taken van een weddingplanner - tijdens de bruiloft

Regelmatig krijg ik de vraag: wat zijn nou precies de taken van een weddingplanner (of ceremoniemeester) op de bruiloft zelf?

In deze blog neem ik je mee in al deze taken. Voordat je verder leest is het even goed om te weten: het maakt niet uit of een bruidspaar mij als Weddingplanner A-Z boekt, of als Professioneel Ceremoniemeester voor de taken op de dag zelf: dit is hetzelfde in beide pakketten. Het verschil in het zit hem in de voorbereidingen. Zo weet je dat ook gelijk even. Lees vooral weer verder ;).

In mijn laatste Instagram post nam ik je al even mee in het volgende: (bijna) iedereen heeft wel iemand in de familie of vriendengroep die goed is in organiseren. Maar je wilt deze persoon echt niet belasten met de taak als ceremoniemeester. Je wilt namelijk dat deze PRO organisator ook gewoon lekker kan genieten. Op de spontane foto’s staat. Precies die liefdevolle blik tussen jou en je geliefde ziet als jullie elkaar het JA-woord geven. Ik neem je mee in de belangrijkste taken die ik voor een bruidspaar uit handen neem.

Monitoren draaiboek

Laten we beginnen met de belangrijkste taak: ik monitor het draaiboek. Vooraf maak ik het gehele draaiboek. Ik doe dit op basis van alle informatie die ik van het bruidspaar heb ontvangen tijdens de meetings vooraf. Vervolgens bespreken we dit draaiboek goed, zodat deze op de dag zelf alleen nog maar gemonitord hoeft te worden. Ik zorg er altijd voor dat er speling is: niets is vervelender dan gehaast van onderdeel naar onderdeel te moeten op de dag zelf. Als er iets uitloopt door een spontane gebeurtenis; no worries. Op de dag zelf zorg ik ervoor dat alles loopt zoals het bruidspaar dit graag wilt.

Contact met de leveranciers

Ik ben op de dag zelf het aanspreekpunt voor alle leveranciers. Zowel voor de locatie (ik heb een kort lijntje met de locatie-verantwoordelijke van die dag) als met degene die de taart komt brengen, de bloemen verzorgt of bijvoorbeeld de trouwauto komt ophalen. Met alle betrokken leveranciers heb ik een kort lijntje. Van te voren hebben ze het draaiboek vast ontvangen: zo weten ze waar ze aan toe zijn. Voor vragen op de dag zelf ben ik altijd bereikbaar. Ik ontvang de leveranciers en zorg ervoor dat ze weten wat er wanneer moet gebeuren. Zo zorg ik bijvoorbeeld dat de cateraar een lijst ontvangt met de allergieën en eventuele zwangerschappen van de gasten, waar rekening mee gehouden moet worden qua eten/drinken. De leveranciers kunnen zich door mijn aanwezigheid focussen op waar zij goed in zijn en waar zij voor geboekt zijn en hoeven zich niet druk te maken over de algemene planning van de dag.

Contact met de gasten

Ook ben ik het aanspreekpunt voor alle gasten. ‘Heb je een paracetamol?’ ‘Hoelaat begonnen de speeches ook alweer en na wie ben ik aan de beurt'?’ ‘Hoelaat gaan we eten? Kan ik net daarvoor nog naar het toilet?’ ‘Waar leggen we de cadeautjes neer?’ ‘Is er een kleedje voor oma aanwezig voor tijdens de buitenceremonie?’ ‘Waar moeten we parkeren bij de feestlocatie?’ - een greep uit de vragen die ik afgelopen trouwseizoen kreeg. Voor al dit soort vragen (en bedenk het zo gek maar) ben ik beschikbaar. Het bruidspaar hoeft nergens naar om te kijken; ik zorg dat alle gasten op hun gemak zijn en niks te kort komen.

Blussen van (figuurlijke ;)) brandjes

Dit is waarom ik het meest hou van A-Z klussen: deze bruidsparen ken ik als de bruiloft nadert zo goed, dat ik weet wat ze belangrijk vinden. Dit geld trouwens ook voor de bruidsparen die mij als Professioneel Ceremoniemeester boeken hoor, alleen trek ik in de voorbereidingen wat minder lang met ze op. Op de dag zelf kan ik zonder moeite (figuurlijke) brandjes blussen en beslissingen maken waarvan ik weet dat zij hierachter staan. Denk bijvoorbeeld aan het verplaatsen van de ceremonie i.v.m. het weer. Mijn taak als weddingplanner is dan ook om ervoor te zorgen dat mogelijke moeilijkheden op de dag zelf voorkomen worden; of anders goed opgelost worden. Omdat ik al veel bruiloften heb meegemaakt weet ik goed wat juiste oplossingen zijn en veelvoorkomende problemen. Handig toch?

Zo dat waren de belangrijkste taken op de bruiloft zelf van een weddingplanner/ceremoniemeester! Na het lezen van deze blog wil je niet anders meer toch? ;)

Wil je even sparren om te kijken of een professioneel ceremoniemeester of een weddingplanner goed bij jullie zou kunnen passen? Ontneem je graag die pro-organisator een hoop stress op de dag zelf? Zodat deze persoon ook echt kan genieten? Klik op de button hieronder. In een vrijblijvend kennismakingsgesprek kletsen we hier even over door.

Meer trouwinspiratie? Volg mij gerust op Instagram!

Liefs Es